Backup o Business Continuity? Quale soluzione è migliore per gestire i tuoi dati?

Il backup, come forse saprai, è lo strumento principe per recuperare dati che sono stati cancellati o resi inutilizzabili. Per un’azienda, però, avere un backup aggiornato è solo una parte delle attività che deve svolgere in ambito di sicurezza dei dati: dopo un incidente bisogna anche capire quanto tempo servirà per rendere nuovamente disponibili i sistemi necessari al lavoro.

Da questa esigenza nasce la distinzione tra backup e business continuity. Il primo protegge i dati attraverso copie recuperabili, mentre con business continuity si intende la capacità dell’azienda di continuare a svolgere le attività considerate essenziali oppure di ripristinarle entro tempi definiti.

In alcuni casi può essere sufficiente una soluzione di backup ben progettata; in altri serve una strategia che consideri anche tempi di ripristino e continuità dei servizi. Vediamo quali sono le differenze e come capire quale approccio è più adatto a una PMI.

Backup o business continuity: quali sono le differenze

Backup e business continuity vengono spesso associati perché entrambi contribuiscono alla protezione dell’attività aziendale. Il loro obiettivo, però, riguarda aspetti diversi.

1. Il backup dei dati aziendali consiste nella creazione di copie recuperabili delle informazioni. Può riguardare file e database, oltre alle configurazioni necessarie per ripristinare determinati sistemi. Se un dato viene cancellato per errore oppure diventa inutilizzabile, il backup permette di recuperare una versione precedente.
2. La business continuity aziendale parte invece dai processi che devono rimanere disponibili. Per costruire un piano efficace bisogna capire quali attività risultano essenziali, da quali sistemi dipendono e quanto a lungo l’impresa può tollerare la loro indisponibilità.

Tra questi due livelli si colloca anche il Disaster Recovery, cioè l’insieme delle procedure tecniche utilizzate per riportare in funzione l’infrastruttura IT dopo un incidente grave.

In altre parole, il backup risponde soprattutto alla necessità di recuperare i dati. La business continuity affronta il problema in modo più ampio e stabilisce come l’azienda dovrà continuare a lavorare quando un sistema critico diventa indisponibile.

Perché backup e continuità operativa non sono la stessa cosa

Pensiamo a un gestionale installato su un server aziendale. Se il server subisce un guasto, il backup può contenere una copia perfettamente integra del database registrato poco prima dell’incidente.

A questo punto, però, bisogna rendere nuovamente utilizzabile quel dato. Potrebbe essere necessario predisporre un altro server, configurare il sistema e ripristinare l’applicazione prima di consentire agli utenti di accedere al gestionale.

Il tempo richiesto da queste operazioni può diventare un problema quando il software gestisce attività che l’azienda non può fermare.

Un piano di business continuity tiene conto proprio di questa esigenza. Identifica i servizi prioritari e stabilisce in anticipo quali risorse devono essere disponibili per mantenere l’operatività oppure per ripristinarla entro un intervallo definito.

Backup aziendale: quando è sufficiente e quali limiti presenta

Una soluzione di backup può rispondere bene alle esigenze dell’azienda nel momento in cui l’obiettivo è recuperare le informazioni e i tempi necessari per il ripristino risultano compatibili con il lavoro quotidiano.

Un archivio consultato occasionalmente, ad esempio, può tollerare alcune ore di indisponibilità senza creare conseguenze rilevanti. Un database collegato alla produzione richiede invece tempi di recupero celeri, perché anche un fermo breve potrebbe rallentare il lavoro dei reparti.

Per questo motivo, una corretta strategia di backup aziendale deve analizzare i dati realmente utilizzati e la frequenza con cui subiscono modifiche. Solo dopo uno studio di questo tipo è possibile stabilire quante copie creare e per quanto tempo conservarle.

I vantaggi di una soluzione di backup per proteggere i dati

Il primo vantaggio del backup consiste nella possibilità di recuperare informazioni dopo diverse tipologie di eventi, anche molto diverse tra loro.

Un dipendente potrebbe cancellare accidentalmente un documento oppure sovrascriverne una versione importante. Un guasto hardware può danneggiare il supporto sul quale sono archiviati i dati. Anche un ransomware potrebbe rendere inutilizzabili le informazioni presenti nell’ambiente di lavoro.

Per ridurre questi rischi, le copie devono essere conservate all’interno di una struttura adeguata. Se il backup si trova esclusivamente sullo stesso dispositivo che contiene i dati originali, un singolo guasto potrebbe compromettere entrambe le versioni.

Per questo vengono utilizzati anche sistemi separati dall’ambiente di produzione, copie off-site oppure repository che impediscono la modifica dei dati per un determinato periodo. La configurazione dipende dalla criticità delle informazioni e dal livello di protezione richiesto.

C’è poi un aspetto spesso sottovalutato: verificare che il backup sia realmente recuperabile. Il fatto che una procedura automatica sia terminata correttamente non garantisce da solo che il ripristino avvenga senza problemi.

Info-Bit affianca le imprese lombarde attraverso i propri servizi di gestione dei backup, prevedendo anche verifiche periodiche sulla possibilità di recuperare i dati e sui tempi di recovery.

Perché il solo backup potrebbe non bastare in caso di blocco operativo

Naturalmente, il backup potrebbe non essere lo strumento più adatto nel caso di aziende che hanno bisogno di riattivare velocemente un intero servizio.

Recuperare il database di un gestionale, ad esempio, rappresenta soltanto una parte del lavoro. Il programma deve poter funzionare su un’infrastruttura disponibile e gli utenti devono riuscire ad accedervi. Se occorre ricostruire prima l’ambiente IT, il fermo può prolungarsi anche in presenza di copie integre.

Per questo motivo, bisogna sempre analizzare attentamente il tempo di ripristino. Se il processo interessato può rimanere fermo per alcune ore senza creare particolari difficoltà, una soluzione di backup ben strutturata può essere sufficiente.

Quando invece l’indisponibilità blocca ordini, produzione o altre attività essenziali, diventa necessario progettare anche il modo in cui il servizio verrà riattivato.

Business continuity: quando serve per garantire la continuità dell’attività

La business continuity serve a preparare l’azienda a gestire situazioni che possono interrompere i processi importanti.

Prima di tutto, dunque, è necessario capire quali attività hanno la precedenza in caso di incidente. Un’impresa manifatturiera potrebbe assegnare la massima priorità ai sistemi che supportano la produzione. In un’azienda commerciale, invece, la priorità potrebbe riguardare il gestionale utilizzato per ordini e disponibilità di magazzino.

Una volta individuati questi processi, bisogna definire entro quanto tempo devono tornare disponibili e quale perdita di dati può essere accettata.

Sono proprio queste informazioni a guidare le scelte tecniche successive.

Ridurre i tempi di fermo dopo un incidente informatico

Due parametri sono particolarmente utili quando si progetta una strategia di continuità: RTO e RPO.

• L’RTO, Recovery Time Objective, indica il tempo massimo entro cui un servizio deve essere ripristinato. Se un sistema ha un RTO di due ore, l’infrastruttura dovrà essere progettata per consentirne la riattivazione entro quell’intervallo.
• L’RPO, Recovery Point Objective, definisce invece la quantità di dati che l’azienda può accettare di perdere, espressa in tempo. Un RPO di trenta minuti richiede una soluzione capace di recuperare informazioni che risalgano al massimo a mezz’ora prima dell’incidente.

Questi valori possono cambiare molto da un’applicazione all’altra. Applicare lo stesso livello di protezione a tutta l’infrastruttura rischierebbe di aumentare i costi senza un reale vantaggio economico.

Per questo motivo, prima di scegliere la tecnologia bisogna stabilire quali conseguenze avrebbe il fermo di ogni sistema.

Ripristinare sistemi, applicazioni e dati in modo rapido

Ma quali considerazioni vanno fatte per strutturare un’efficace strategia di business continuity?

Per i sistemi più critici possono essere previste risorse alternative già predisposte per essere utilizzate in seguito a un guasto. In altri casi si possono sfruttare repliche o ambienti cloud nei quali riattivare temporaneamente le applicazioni.

Esistono anche appliance di backup e business continuity che permettono di conservare copie delle macchine virtuali e, in base alla configurazione adottata, di avviarle rapidamente su un ambiente alternativo.

La scelta della soluzione dipenderà sempre dai tempi stabiliti dall’azienda. Ovviamente, un sistema che deve essere nuovamente disponibile in pochi minuti avrà bisogno di un’architettura diversa rispetto a un’applicazione per la quale sono accettabili diverse ore di fermo.

Bisogna inoltre considerare le dipendenze esterne al server. Se il sistema viene ripristinato correttamente ma la sede rimane senza connettività, il personale potrebbe comunque non riuscire a utilizzarlo.

Backup o business continuity: come scegliere la soluzione più adatta alla PMI

A questo punto diventa più semplice capire perché la scelta tra backup o business continuity non possa essere fatta confrontando soltanto le caratteristiche tecniche delle diverse soluzioni.

Ogni azienda presenta processi con livelli di criticità differenti. Alcuni dati devono essere recuperati velocemente, altri possono attendere. Lo stesso vale per le applicazioni che li utilizzano.

La scelta deve quindi partire dal possibile impatto di un’interruzione. Dopo averlo definito, sarà possibile stabilire la frequenza dei backup e capire quali servizi richiedano una strategia più evoluta di continuità operativa.

Valutare criticità, tempi di ripristino ed esigenze aziendali

Il primo passo consiste nel ricostruire quali sistemi supportano le attività principali.

Per ogni applicazione puoi chiederti cosa accadrebbe se diventasse indisponibile durante una normale giornata di lavoro. Bisogna poi stimare dopo quanto tempo l’interruzione inizierebbe a creare un problema concreto per l’azienda.

Da questa analisi puoi definire l’RTO.

Lo stesso ragionamento va applicato all’RPO. Se durante un’ora vengono registrati numerosi ordini o aggiornamenti, perdere sessanta minuti di informazioni potrebbe richiedere un importante lavoro di ricostruzione.

Questa analisi rientra nella Business Impact Analysis, spesso abbreviata in BIA. Il suo scopo è collegare le priorità del business alle risorse IT necessarie per sostenerle.

In questo modo la tecnologia viene scelta partendo dall’impatto reale di un eventuale fermo e l’investimento può essere concentrato sui sistemi realmente critici.

Quando integrare backup e business continuity per una maggiore protezione

In molte PMI la soluzione più efficace consiste nell’integrare i due livelli di protezione.

Il backup continua a garantire la disponibilità di copie recuperabili dei dati. La business continuity definisce come utilizzare quelle copie e quali risorse devono essere predisposte per rispettare i tempi di ripristino stabiliti.

Pensiamo ancora a un ERP utilizzato nella produzione. I backup permettono di conservare versioni recuperabili del database. Se il sistema è essenziale per il lavoro dei reparti, l’azienda può prevedere anche un ambiente alternativo sul quale riattivare l’applicazione in caso di indisponibilità dell’infrastruttura principale.

In questo modo la protezione viene costruita sulla criticità del processo, evitando di applicare indiscriminatamente lo stesso livello di continuità a ogni servizio.

Il tema assume particolare rilevanza anche per le organizzazioni soggette alla normativa sulla cybersicurezza. Nel percorso di compliance NIS2 per aziende devono essere considerate anche le misure legate alla continuità operativa e alla gestione dei backup.

Come progettare una strategia efficace per la protezione dei dati aziendali: i consigli di Info-Bit

Come abbiamo visto, la scelta non dovrebbe partire dalla ricerca della tecnologia più avanzata. Bisogna prima capire quanto tempo l’azienda può permettersi di rimanere senza i propri sistemi più importanti.

Per riassumere: prima individua i processi che dipendono maggiormente dall’IT e definisci l’impatto di una loro interruzione. A questo punto puoi stabilire RTO e RPO coerenti con le esigenze operative e scegliere una strategia di backup capace di rispettarli.

Per i servizi più critici sarà poi necessario valutare come garantire un ripristino più rapido. La soluzione può prevedere infrastrutture alternative oppure altre misure di continuità definite sulla base dell’ambiente già presente.

Infine, ricorda che backup e procedure di ripristino devono essere verificati nel corso del tempo. Nuovi software e modifiche all’infrastruttura possono cambiare le dipendenze tra i sistemi, quindi una strategia efficace deve essere aggiornata insieme all’azienda.

Info-Bit supporta le imprese nella progettazione e nella verifica delle soluzioni di protezione dei dati, partendo dall’infrastruttura già presente e dai tempi di ripristino richiesti. In questo modo è possibile individuare quali sistemi abbiano bisogno di una soluzione di backup e quali richiedano anche specifiche misure di continuità operativa.

L’azienda ha sede a Gorlago, in provincia di Bergamo, e affianca le realtà della Lombardia anche attraverso interventi in sede. Per le imprese presenti nel resto d’Italia è disponibile l’assistenza da remoto. Se vuoi capire quanto è preparata la tua infrastruttura ad affrontare un’interruzione, puoi contattarci per una valutazione.