Quanto costa davvero non avere un MSP: spese e rischi da conoscere

Quanto spendi ogni anno per gestire l’IT della tua azienda? Se per rispondere stai sommando le fatture del tecnico informatico, sappi che probabilmente il calcolo è incompleto. Ai costi dell’assistenza vanno infatti aggiunti il tempo perso quando un sistema rallenta, le ore di lavoro durante un fermo e le spese sostenute per risolvere un problema urgente.

Abbiamo visto in un articolo precedente cos’è il managed service provider, ovvero il fornitore che segue l’infrastruttura IT in modo continuativo attraverso un canone periodico. Adesso cerchiamo di capire quanto costa un MSP e se questo modello può essere conveniente per la tua azienda.

Vediamo quali voci inserire nel calcolo e quali spese rischiano di rimanere nascoste nel momento in cui l’IT viene gestito in modo disorganizzato.

Quanto costa esattamente un MSP?

Stabilire il costo di un MSP senza conoscere l’infrastruttura aziendale è difficile, perché non esiste un prezzo valido per tutte le imprese. Una società con dieci postazioni e applicazioni prevalentemente cloud richiede un tipo di presidio diverso rispetto a un’impresa con server locali, software gestionali critici e sistemi che devono rimanere disponibili anche fuori dall’orario di ufficio.

Per questo motivo, il preventivo viene normalmente costruito partendo dal numero di utenti oppure dai dispositivi da gestire. Altri provider propongono pacchetti con diversi livelli di servizio oppure formule modulari, nelle quali l’azienda seleziona le attività di cui ha realmente bisogno.

Sul prezzo incidono poi la complessità dell’infrastruttura e gli SLA, cioè gli accordi che stabiliscono i livelli di servizio previsti dal contratto. Anche la presenza di backup gestiti e strumenti avanzati di cybersecurity può modificare il canone.

Di conseguenza, prima di confrontare due preventivi, bisogna capire che cosa comprende ciascun canone e quale parte dell’infrastruttura viene effettivamente presa in carico.

I costi visibili dell’assistenza informatica

I costi visibili sono quelli che trovi facilmente nelle fatture e nel budget aziendale. Nel caso di un MSP, la voce principale è generalmente il canone periodico stabilito in base al servizio concordato.

A questo possono aggiungersi eventuali licenze software oppure progetti che escono dal perimetro della gestione ordinaria. Pensiamo, per esempio, alla migrazione di un server, alla realizzazione di una nuova infrastruttura o all’apertura di una nuova sede: interventi di questo tipo possono essere quotati separatamente.

La stessa attenzione va utilizzata quando confronti diversi preventivi. Un canone apparentemente più basso potrebbe comprendere un numero limitato di interventi oppure lasciare fuori alcune attività che per la tua azienda sono essenziali. Meglio quindi verificare quali sistemi vengono monitorati, quali attività preventive sono comprese e quali tempi di risposta vengono garantiti.

Solo dopo aver chiarito questi elementi puoi confrontare realmente il costo dei servizi IT gestiti offerti da provider diversi.

I costi nascosti della gestione IT non strutturata

La situazione diventa più complessa quando l’azienda utilizza prevalentemente l’assistenza informatica a chiamata. In questo caso la spesa visibile coincide con gli interventi effettuati dal tecnico, mentre diverse inefficienze rimangono distribuite tra i normali costi aziendali.

Pensiamo a un computer che impiega ogni giorno diversi minuti per avviarsi oppure a un gestionale che si blocca frequentemente. Ogni singolo episodio può sembrare trascurabile. Se il problema coinvolge più persone e continua per diversi mesi, le ore perse iniziano però ad avere un peso concreto.

Lo stesso accade quando alcuni aggiornamenti vengono rimandati o un problema ricorrente viene risolto temporaneamente. Il costo emerge poco alla volta attraverso il tempo impiegato dai dipendenti per gestire l’inconveniente e attraverso gli interventi tecnici successivi.

Questi sono i costi nascosti dell’IT aziendale: esistono anche quando non compare una specifica voce di spesa dedicata all’assistenza informatica.

Quanto costa davvero non avere un Managed Service Provider

Insomma, per capire quanto costa fare a meno di un MSP bisogna ampliare il calcolo. Il tecnico chiamato per risolvere un guasto rappresenta una voce facilmente misurabile. Il tempo durante il quale quel guasto ha impedito alle persone di lavorare può avere un impatto molto maggiore.

A questo si aggiunge un’altra differenza importante. Nel modello a chiamata, chiamato anche break-fix, l’intervento ha inizio quando il problema è già comparso. Un servizio MSP utilizza invece monitoraggio e manutenzione programmata per individuare anomalie e mantenere sotto controllo l’infrastruttura nel tempo.

Il valore economico di questa impostazione emerge soprattutto quando un problema interessa sistemi importanti per il lavoro quotidiano.

Fermi operativi, perdita di produttività e interventi urgenti

Un fermo informatico ha un costo nascosto davvero elevato. Infatti, se un server, la rete o il gestionale diventano indisponibili, diversi lavoratori possono trovarsi nell’impossibilità di svolgere le proprie attività.

Puoi fare una prima stima moltiplicando il numero di dipendenti coinvolti per il loro costo orario medio e per la durata del fermo. Se, per esempio, 20 persone rimangono bloccate per due ore e ipotizziamo un costo aziendale medio di 30 euro all’ora per ciascuna persona, il solo tempo di lavoro perso vale già 1.200 euro.

A questa cifra andrebbero poi aggiunti gli eventuali ritardi nelle consegne e le conseguenze sulle attività commerciali. Il costo reale può quindi aumentare in base al processo che si è fermato.

Dobbiamo poi considerare gli interventi urgenti. Quando il problema deve essere risolto immediatamente, l’azienda ha meno margine per pianificare tempi e modalità dell’intervento. Una gestione preventiva permette invece di individuare diversi segnali prima che abbiano conseguenze sull’operatività.

Ecco perché, nel confronto tra MSP e tecnico a chiamata, il prezzo della singola ora di assistenza non rappresenta un criterio affidabile di valutazione.

Perdita di dati, problemi di sicurezza e mancata continuità operativa

Un secondo costo difficile da prevedere riguarda la perdita di dati. Avere un sistema di backup è fondamentale, tuttavia bisogna anche sapere se i dati possono essere realmente recuperati e in quanto tempo.

Un backup mai testato può creare problemi proprio nel momento in cui serve. Per questo una gestione strutturata prevede controlli periodici e procedure di ripristino definite in base alla criticità dei sistemi.

Lo stesso principio vale per la sicurezza informatica. Patch rimandate, configurazioni poco controllate oppure dispositivi che rimangono fuori dal monitoraggio possono aumentare l’esposizione dell’azienda a incidenti cyber. In caso di attacco, alle attività necessarie per ripristinare i sistemi possono sommarsi ore di fermo e verifiche tecniche aggiuntive.

Per le aziende soggette alla NIS2, la gestione IT si collega inoltre agli obblighi previsti in materia di rischio informatico e continuità operativa. Anche questo aspetto può incidere sul costo del servizio, perché richiede procedure e controlli adeguati al livello di rischio dell’organizzazione.

Quando valuti il costo di un MSP, quindi, esamina sempre anche questi aspetti di cybersicurezza.

MSP, tecnico a chiamata o sistemista interno: quale soluzione conviene

Ma quindi, meglio affidarsi a un MSP, continuare con il tecnico a chiamata oppure assumere un sistemista interno?

1. Il tecnico a chiamata è la soluzione migliore per le infrastrutture IT molto semplici, dove le interruzioni hanno un impatto limitato. In questi casi, la spesa viene sostenuta nel momento in cui serve l’intervento, dunque, se tutto il resto funziona, il costo dell’assistenza può essere contenuto. Diventa però più difficile prevedere il budget quando aumentano le urgenze oppure quando il numero di sistemi da seguire cresce.
2. Il modello MSP si sostiene invece un costo ricorrente. In cambio, l’azienda dispone di una gestione continuativa e può conoscere in anticipo una parte importante delle proprie spese IT. Il vantaggio diventa particolarmente evidente quando l’infrastruttura sostiene processi che devono rimanere disponibili ogni giorno.
3. Esiste poi una terza possibilità: gestire l’IT con personale interno. È una scelta molto diffusa nelle aziende che hanno raggiunto dimensioni sufficienti per costruire un proprio reparto tecnico. Anche in questo caso, comunque, può essere utile affidare alcune attività a un MSP, specialmente quando servono competenze specialistiche oppure un presidio continuativo.

I costi e i limiti di un sistemista IT interno

Nel confronto tra MSP e sistemista interno, considerare solamente lo stipendio può portare a una valutazione incompleta. Al costo del dipendente vanno infatti aggiunti gli strumenti necessari per lavorare e la formazione tecnica richiesta per mantenere aggiornate le competenze.

C’è poi il tema della continuità. Un singolo sistemista ha inevitabilmente determinati orari di lavoro e periodi di assenza. Se l’infrastruttura richiede un presidio più ampio, l’azienda deve organizzare una copertura adeguata.

Anche le competenze necessarie possono crescere rapidamente. Gestire una rete aziendale richiede conoscenze diverse rispetto alla protezione degli endpoint oppure alla progettazione di un piano di disaster recovery. Per questo, quando l’ambiente IT diventa più articolato, può essere necessario coinvolgere più figure specializzate.

Un MSP mette a disposizione un’organizzazione già strutturata e può quindi affiancare anche un reparto IT aziendale. In questo modello il personale interno mantiene il controllo delle attività più vicine al business, mentre alcune operazioni tecniche vengono affidate al provider.

La convenienza dipende quindi dalle dimensioni dell’azienda e dal livello di presidio necessario. Per fare un confronto utile bisogna mettere sullo stesso piano il perimetro delle attività effettivamente coperte.

Come valutare il costo di un MSP in base alle esigenze aziendali: i consigli di Info-Bit

Prima di chiedere un preventivo per un servizio MSP, in sostanza, bisogna esaminare bene l’infrastruttura IT. Quanti utenti devono essere supportati? Quali sistemi sono indispensabili per lavorare? Quanto tempo può rimanere fermo un servizio prima di creare un problema serio?

Da queste risposte diventa più semplice definire il livello di assistenza necessario. Dovrai poi verificare come vengono gestiti gli aggiornamenti e quali procedure sono previste per il recupero dei dati. Un altro elemento importante riguarda gli SLA: tempi di risposta e modalità di intervento devono essere chiari fin dall’inizio.

Info-Bit parte proprio dall’analisi dell’infrastruttura per definire un servizio coerente con le esigenze dell’azienda. La società ha sede a Gorlago, in provincia di Bergamo, e affianca le imprese del territorio nella gestione continuativa dei sistemi informatici.

Attraverso il servizio MSP per aziende, Info-Bit può occuparsi del monitoraggio dell’infrastruttura e della manutenzione preventiva, integrando nel progetto anche le attività necessarie per proteggere i dati e favorire la continuità operativa.

Il punto di partenza, quindi, resta sempre lo stesso: prima di valutare quanto costa un MSP, devi capire quanto costa oggi gestire la tua infrastruttura e quanto potrebbe costarti un fermo. Solo mettendo insieme spese visibili e costi nascosti puoi confrontare le diverse soluzioni e scegliere quella più adatta alla tua azienda.