Come scegliere un software che semplifichi le procedure aziendali

Quante attività della tua azienda dipendono ancora da fogli di calcolo, email e passaggi conosciuti soltanto da alcuni membri del team? Sappi che le procedure che si sviluppano senza una struttura condivisa, aumentano i tempi di attesa per i clienti e rendono complesso capire in quale passaggio esatto si è bloccata un’attività.

La bella notizia è che puoi mettere ordine ai flussi interni aziendali in modo molto semplice con un software gestionale, a condizione però che tu lo scelga partendo dalle esigenze operative reali. Anche il programma più ricco di funzioni può risultare poco utile se segue logiche distanti dal modo in cui lavorano i reparti. Una soluzione coerente con le procedure aziendali, invece, accompagna le attività in modo efficace e rende più semplice il controllo.

Vediamo quindi cosa sono i software che guidano i processi aziendali, quali vantaggi possono offrire e quali aspetti valutare per scegliere il gestionale più adatto.

Perché è importante scegliere il gestionale giusto

In linea generale, possiamo dire che le procedure aziendali sono quei metodi condivisi che definiscono le regole da seguire, la sequenza delle attività, le responsabilità delle persone e i documenti necessari per portare a termine un lavoro. Gli ambiti sono tantissimi: possono riguardare l’approvazione di un acquisto, la gestione di una commessa oppure il controllo dei materiali presenti in magazzino.

Il problema si crea nel momento in cui questi passaggi vengono gestiti attraverso strumenti separati: ogni reparto tenderà a stabilire il proprio metodo. E così le informazioni vengono duplicate, alcune attività dipendono dalla memoria di singoli collaboratori e la direzione fatica ad avere una visione aggiornata.

Ecco perché scegliere il software gestionale giusto può essere un ottimo supporto per il management. Le procedure diventano ripetibili e tutto il personale è a conoscenza delle attività da svolgere, dei dati da inserire e delle responsabilità. Allo stesso tempo, il sistema può registrare quanto accade e permette di risalire allo storico di una pratica.

Per ottenere questo risultato, però, bisogna analizzare bene i flussi di lavoro prima di introdurre il nuovo strumento. Digitalizzare una procedura disordinata rischia di trasferire la stessa inefficienza all’interno del software. Il punto di partenza sarà quindi l’identificazione dei cosiddetti colli di bottiglia, ovvero dei punti di congestione in cui il flusso di lavoro rallenta o si blocca.

Cosa sono i software che guidano i processi aziendali

Un software per guidare un processo aziendale, oltre a conservare le informazione, deve stabilire una sequenza operativa chiara. Ma deve anche assegnare le attività agli utenti e applicare le regole definite dall’organizzazione.

Pensiamo, ad esempio, alla gestione di un ordine di acquisto. Il sistema può verificare che siano presenti tutti i dati obbligatori, inviare la richiesta al responsabile corretto e registrare l’approvazione. Se l’importo supera una determinata soglia, il flusso coinvolgerà allora un ulteriore livello autorizzativo.

In questo modo, la procedura viene applicata nello stesso modo anche nel momento in cui cambiano le persone coinvolte. La conoscenza operativa rimane all’interno dell’azienda e diventa più semplice inserire nuovi collaboratori o estendere il processo ad altri reparti.

Capire se serve un ERP, un BPM o uno strumento di automazione

Prima di scegliere il programma, bisogna capire quale tipo di tecnologia risponde davvero alle esigenze dell’azienda. Durante una software selection, infatti, può capitare di confrontare soluzioni che sembrano simili, ma che in realtà sono state sviluppate per gestire problemi molto diversi.

Un ERP, acronimo di Enterprise Resource Planning, coordina i dati principali dell’impresa e permette di gestire aree come contabilità, vendite, acquisti e magazzino. Nei contesti produttivi può seguire anche la pianificazione del lavoro, l’avanzamento delle commesse e il controllo dei costi sostenuti. Un esempio è il software gestionale Notyo di Info-Bit.

Un sistema BPM, cioè Business Process Management, è invece pensato per organizzare i flussi di lavoro tra persone e reparti. Può stabilire chi deve approvare una richiesta, entro quali tempi e attraverso quali passaggi. Se durante la procedura si verifica una determinata condizione, il software può anche modificare automaticamente il percorso previsto.

Gli strumenti RPA, o Robotic Process Automation, vengono utilizzati per automatizzare operazioni ripetitive già svolte attraverso altri applicativi. Possono, ad esempio, copiare dati da un sistema a un altro o compilare campi seguendo regole predefinite. Il loro raggio d’azione resta però legato alla singola attività automatizzata.

In molti casi queste tecnologie possono lavorare insieme. L’ERP conserva i dati centrali dell’azienda, mentre i workflow definiscono i passaggi operativi tra i diversi uffici. Per fare una scelta corretta, quindi, dovrai prima chiarire quale problema vuoi risolvere e verificare come il nuovo programma dovrà dialogare con i sistemi già presenti.

I vantaggi dei software gestionali per le aziende

Abbiamo visto che un software per semplificare le procedure aziendali porta benefici concreti quando viene configurato sulla base dei flussi di lavoro reali. Ma analizziamo meglio tutti i vantaggi.

Meno attività manuali e maggiore controllo

Il primo vantaggio è sicuramente la riduzione delle operazioni manuali. Attraverso campi obbligatori e controlli automatici, il gestionale limita gli errori di compilazione e impedisce che una pratica prosegua quando mancano informazioni importanti.

I dati vengono inseriti una sola volta e possono essere richiamati durante le fasi successive. Si evita così di copiare le stesse informazioni tra documenti e programmi diversi, con il rischio di creare versioni discordanti dello stesso dato.

Anche la gestione delle approvazioni diventa più semplice. Il sistema assegna la richiesta alla persona competente, invia gli avvisi necessari e mostra lo stato di avanzamento. Il personale non deve quindi rincorrere risposte attraverso email o telefonate, mentre i responsabili possono individuare subito le attività ancora ferme.

Ogni operazione viene inoltre registrata. Questo significa che puoi verificare chi ha modificato un’informazione, quando è stato completato un passaggio e quale versione di un documento era disponibile in quel momento. Una tracciabilità di questo tipo facilita i controlli interni e permette di dimostrare che le procedure previste sono state rispettate.

Informazioni aggiornate e processi più facili da far crescere

Quando i reparti utilizzano lo stesso sistema, la direzione può consultare informazioni aggiornate sull’andamento delle attività. I dati relativi alle vendite possono essere collegati a quelli della produzione, mentre l’amministrazione può controllare costi e scadenze senza attendere report preparati manualmente.

Le dashboard aiutano anche a comprendere il punto preciso in cui un processo rallenta. Se una determinata fase richiede sempre più tempo del previsto, il responsabile può analizzarne le cause e intervenire sulla distribuzione delle attività oppure sulle regole del flusso.

Un sistema ben progettato accompagna inoltre la crescita dell’impresa. Nuovi utenti e reparti possono essere inseriti all’interno di procedure già definite, mantenendo un metodo condiviso anche quando aumentano le attività da gestire.

Come scegliere il software gestionale giusto per l’azienda

A questo punto, vediamo quali aspetti dovrai considerare per capire come scegliere il software gestionale giusto. Il confronto tra le funzionalità è certamente importante, ma deve essere preceduto da un’analisi delle esigenze interne e dei risultati che vuoi ottenere.

Analizzare i flussi operativi e i colli di bottiglia

Per prima cosa, ricostruisci il modo in cui vengono svolte oggi le procedure più importanti. Per ogni processo dovrai individuare il punto di partenza, le persone coinvolte e le informazioni necessarie per completare l’attività.

Durante questa analisi, può essere utile rispondere ad alcune domande:

• Quali attività richiedono più inserimenti manuali?
• In quali passaggi si verificano ritardi o richieste incomplete?
• Quali dati vengono copiati tra programmi diversi?
• Quali procedure dipendono dalle conoscenze di una sola persona?

Le risposte ti aiuteranno a capire da dove partire. Potrebbe emergere, ad esempio, la necessità di controllare meglio l’avanzamento delle commesse o di collegare gli ordini di vendita con gli acquisti e le disponibilità di magazzino.

Questa fase serve anche a evitare un errore molto comune: introdurre nel software procedure che presentano già problemi organizzativi. Prima di configurare il programma, è quindi opportuno chiarire le responsabilità e semplificare i passaggi che non producono un reale valore.

Considerare la dimensione e il settore dell’azienda

Ogni impresa presenta flussi operativi specifici. Un’attività commerciale, ad esempio, avrà esigenze diverse rispetto a un’azienda manifatturiera che deve coordinare più reparti produttivi e controllare lavorazioni distribuite nel tempo.

Nella produzione su commessa, il gestionale deve collegare preventivi e ordini alle fasi di lavorazione. Dovrà inoltre permettere di controllare i materiali utilizzati, i tempi rilevati e i costi associati a ogni progetto.

Anche la dimensione aziendale incide sulla scelta. Il numero degli utenti determina la quantità di accessi da gestire, mentre una struttura organizzativa articolata richiede permessi e livelli autorizzativi più precisi. Il programma dovrà quindi rispondere alle esigenze attuali e sostenere la crescita prevista nei prossimi anni.

Valutare la semplicità d’uso

Un software ricco di funzionalità rischia di perdere efficacia se le persone lo trovano difficile da utilizzare. Schermate poco intuitive e passaggi troppo lunghi possono spingere il personale a mantenere i vecchi strumenti, creando nuovi flussi paralleli.

Per questa ragione, ti consigliamo di coinvolgere il personale durante la selezione. Chi utilizzerà il programma ogni giorno può individuare ostacoli che difficilmente emergono durante una presentazione rivolta soltanto alla direzione.

La prova del software dovrebbe quindi riprodurre un’attività reale. Puoi chiedere al fornitore di mostrare come viene gestito un ordine completo, come si modifica una commessa già avviata oppure come viene registrata una non conformità. In questo modo sarà più semplice capire se il programma segue davvero il modo in cui lavora l’azienda.

Controllare le integrazioni con i sistemi esistenti

Un software per ottimizzare i processi aziendali deve comunicare con gli strumenti già utilizzati. Quando i sistemi rimangono isolati, infatti, i dipendenti sono costretti a reinserire le stesse informazioni e aumenta il rischio che i dati non risultino aggiornati nello stesso momento.

Prima della scelta, dovrai quindi mappare i collegamenti necessari con la contabilità, il CRM o le piattaforme di vendita. In un’azienda produttiva può essere utile verificare anche la possibilità di integrare il gestionale con i macchinari e con i sistemi che raccolgono i dati direttamente dagli impianti.

Durante il confronto con il fornitore, chiedi quali integrazioni siano già disponibili e quali richiedano uno sviluppo personalizzato. Questo dettaglio può influire in modo rilevante sui tempi di avvio e sul costo complessivo del progetto.

Verificare la sicurezza dei dati e la modalità di installazione

All’interno del software gestionale vengono conservate informazioni importanti per l’attività dell’impresa, tra cui listini e documenti relativi a clienti o fornitori. Per questo motivo, la sicurezza deve diventare uno dei principali criteri di valutazione.

Verifica come vengono gestiti i permessi di accesso e se il sistema registra le operazioni svolte dagli utenti. Dovrai inoltre approfondire le procedure di backup e le modalità previste per ripristinare i dati in seguito a un guasto o a un evento imprevisto.

Un altro aspetto riguarda la scelta tra cloud e installazione locale. Un software in cloud permette di accedere alle informazioni anche da sedi diverse e consente di adeguare più facilmente le risorse disponibili. Una soluzione installata sui server aziendali richiede invece una gestione diretta dell’infrastruttura e competenze tecniche adeguate per garantirne la continuità.

Calcolare il costo complessivo del progetto

Il prezzo della licenza o il canone mensile non esprimono da soli il reale costo del software. Per confrontare le diverse proposte, dovrai calcolare il Total Cost of Ownership, cioè l’investimento complessivo richiesto durante l’intero periodo di utilizzo.

Nel calcolo rientrano la configurazione iniziale e la migrazione dei dati già presenti. Bisogna poi considerare la formazione del personale, l’assistenza continuativa e gli eventuali sviluppi necessari per collegare il gestionale agli altri sistemi.

Per valutare il ritorno dell’investimento puoi partire dal tempo risparmiato sulle attività ripetitive e dal numero di errori evitati. A questi elementi puoi aggiungere l’effetto sui tempi di consegna e sulla capacità di controllare con maggiore precisione i costi delle commesse.

Iniziare da un processo pilota

Una volta scelto il software, non estenderlo subito a tutte le aree aziendali. Un avvio graduale permette di limitare le criticità e consente alle persone di prendere confidenza con il nuovo modo di lavorare.

Puoi iniziare da uno o due processi frequenti, scegliendo quelli in cui i problemi risultano più evidenti. Dopo la configurazione, sarà importante osservare i tempi di esecuzione e raccogliere le indicazioni degli utenti coinvolti.

I risultati ottenuti permetteranno di correggere il flusso prima di estendere il gestionale ad altri reparti. Avrai anche dei dati concreti con cui confrontare la situazione precedente e misurare i benefici prodotti dal nuovo sistema.

Le funzionalità del miglior software gestionale

Come abbiamo visto, le funzionalità necessarie cambiano in base al settore e alla struttura dell’impresa. Un buon software gestionale aziendale dovrebbe comunque coordinare le aree principali e permettere alla direzione di consultare informazioni coerenti sull’andamento delle attività.

Gestione finanziaria

Per gestione finanziaria si intende la raccolta dei dati contabili e il loro collegamento alle operazioni svolte dagli altri reparti. Il sistema può così aiutare l’azienda a seguire incassi e pagamenti, controllare le scadenze e attribuire i costi alle attività che li hanno generati.

Queste informazioni consentono alla direzione di verificare l’equilibrio economico dell’impresa e di confrontare i risultati effettivi con gli obiettivi stabiliti.

Gestione delle vendite e delle commesse

Il flusso commerciale dovrebbe accompagnare il cliente dalla preparazione del preventivo fino alla fatturazione. In questo modo, le informazioni inserite durante la fase di vendita possono essere utilizzate anche dai reparti che dovranno gestire l’ordine.

Nelle aziende che lavorano su commessa, è fondamentale collegare ordini e attività produttive allo stesso progetto. Il gestionale può così mostrare l’avanzamento del lavoro e segnalare eventuali scostamenti rispetto ai tempi o ai costi previsti.

Gestione del magazzino

Fondamentale anche la gestione del magazzino, che permette di conoscere le giacenze disponibili e di seguire le movimentazioni dei materiali. A seconda del settore, il programma può gestire anche lotti e matricole, offrendo una tracciabilità più precisa dei componenti utilizzati.

Quando il magazzino è collegato agli acquisti e alla produzione, il sistema può segnalare in anticipo la necessità di un approvvigionamento. L’azienda riduce così il rischio di trovarsi senza i materiali necessari durante una lavorazione.

Reportistica avanzata

I dati raccolti dal gestionale diventano utili quando vengono organizzati in report facili da consultare. Le dashboard devono permettere di controllare costi e tempi, mostrando a ogni responsabile le informazioni necessarie per prendere decisioni.

Per le imprese che lavorano su commessa, ad esempio, è importante poter confrontare i costi preventivati con quelli realmente sostenuti.

Perché supporto e infrastruttura IT fanno la differenza

Ora che conosci le principali caratteristiche da valutare, c’è un altro elemento che dovresti tenere in considerazione: il servizio che accompagna l’introduzione del gestionale. Il fornitore deve comprendere i processi dell’impresa e configurare lo strumento sulla base delle esigenze emerse durante l’analisi.

In questo senso, la formazione ha un ruolo fondamentale. Il team di lavoro deve sapere come svolgere le attività attraverso il nuovo programma e a chi rivolgersi in caso di difficoltà. Un’assistenza continuativa permette inoltre di adeguare il sistema quando cambiano le procedure o vengono introdotti nuovi reparti.

Non bisogna poi trascurare l’infrastruttura su cui il software dovrà funzionare. Server e reti devono sostenere il numero di accessi e il volume di dati previsto, mentre i sistemi di protezione devono garantire la sicurezza delle informazioni. Per questa ragione, la scelta del gestionale può richiedere anche una verifica dei servizi di manutenzione server già attivi.

Attraverso i servizi MSP per aziende è possibile monitorare l’infrastruttura e programmare gli interventi necessari. Potresti anche scegliere di investire su un cloud aziendale, così da adeguare più facilmente le risorse alle esigenze operative e di rendere il gestionale accessibile anche da sedi diverse.

Scegli il software partendo dal modo in cui lavora la tua azienda

Come avrai capito, il programma gestionale perfetto in senso assoluto non esiste. La soluzione giusta è quella che risponde alle caratteristiche della tua impresa e alle procedure che vuoi rendere più semplici.

La scelta deve quindi partire dalla mappatura dei processi e proseguire con la verifica delle funzionalità e delle integrazioni. Dovrai poi considerare il costo complessivo del progetto e la qualità del supporto, perché l’introduzione di un nuovo sistema coinvolge anche il modo in cui le persone lavorano ogni giorno.

Info-Bit affianca le aziende nell’analisi dei flussi e nell’integrazione del gestionale con l’infrastruttura IT già presente. L’azienda ha sede a Gorlago, in provincia di Bergamo, e supporta le realtà della Lombardia anche attraverso interventi in sede. Per le imprese presenti nel resto d’Italia è disponibile l’assistenza da remoto. Se hai bisogno di un partner IT affidabile, contattaci!